Dem Stichwort „Automationsfähigkeit“ begegnet zwangsläufig jeder, der ein Mailing mit der Post versenden möchte. Dabei ist es schlicht egal ob es sich um ein Mailing von Briefsendungen oder Postkarten handelt oder welches Format zugrunde liegt.
Wir gehen in diesem Blog-Beitrag zum Layout eines Kuverts für ein Versand-Mailing auf die Vorgaben der deutschen Post näher ein – insbesondere auf das Standard-Format für ein Mailing mit DIALOGPOST, da dies mit am häufigsten als Versandart gewählt wird. Die technischen Vorgaben für andere Größen finden Sie immer aktuell auf den Webseiten der Deutschen Post, nach diesen Vorgaben sollte man sich stets richten und ggfalls auf Anpassungen / Änderungen prüfen.
Um einen möglichst kosteneffizienten Versand zu ermöglichen werden Mailings maschinell verarbeitet, um dies reibungslos zu gewährleisten sollten gewisse Vorgaben erfüllt werden, damit die Post keine Zusatzgebühren erhebt. Ihr Mailing sollte also „automationsfähig“ sein.
Die drei wichtigsten Bestandteile der Automationsfähigkeit sind:
- Maschinenlesbarkeit
- Gestaltung der Aufschriftseite
- Maschinenfähigkeit
Ein normaler Umschlag für DIN-Lang in der Größe 229 x 114 mm (Endformat) fällt z.B. bei der Post in die Standardgröße:
Länge: 150 – 235 mm
Breite: 90 – 125 mm
Dicke: bis 5 mm
Gewicht bis 50 g
In unserem Onlineshop können Sie passende maschinenkuvertierbare Letterschop-Kuverts bestellen, wahlweise mit oder ohne Sichtfenster.
Diese wiegen im fertigen Zustand etwa 5-6 g (je nach Farbauftrag) und können außerdem ringsum vollflächig bedruckt werden – dabei spielt es keine Rolle ob Sie nur Ihr Firmenlogo eindrucken möchten oder das gesamte Kuvert mit einem Werbemotiv gestalten wollen.
- Maschinenlesbarkeit
Ideal für die maschinelle Lesbarkeit sind serifenlose Schriften wie Arial, Verdana, Helvetica, etc.
Die Versalhöhe (Buchstaben / Ziffern) sollte idealerweise zwischen 2,3 mm und 4,7 mm liegen. Optimal ist ein Schriftgrad von 10 pt bis 12 pt. Schriftschnitt „regular“ (normal) ist sinnvoll zu wählen.
Nicht lesbar sind verschnörkelte Schriften, Konturschriften, Schattierungen und andere Effekte.
Korrekter Aufbau der Adresse ist natürlich Grundvoraussetzung.
- Gestaltung der Aufschriftseite
Beim Layout der Aufschriftseite (hier Basisformat Standard) teilt sich in vier Bereiche auf:
- Lesezone
- Absenderzone
- Frankierzone
- Codierzone
Lesezone: in diesem Bereich muss die Anschrift des Empfängers korrekt angelegt sein und zwar „lesegerecht“, also parallel zu der langen Seite.
Absenderzone: in diesem Bereich kann die Absenderadresse angelegt sein – oft wird diese auch nur klein und oberhalb der Empfängerangabe eingesetzt (meist bei Fenster-Kuverts).
Frankierzone: in diesem Bereich erfolgt die Platzierung des Freimachzeichens, Frankierwelle (oder Briefmarke). Bei Dialogpost z.B. das entsprechende Freimachzeichen.
Codierzone: die Adresse des Empfängers wird maschinell eingelesen, codiert und mittels Leitcodierung auf die Sendung gebracht – daher ist es entscheidend dass sich hier kein Muster oder Druckbild befindet. Ideal bleibt der Bereich komplett im Layout weiß, oder wird mit einem abgesofteten Pastellton (passend zum Layout) gestaltet.
- Maschinenfähigkeit
Da diese Art Briefsendungen ausschließlich maschinell verarbeitet werden, muss das geschlossene Kuvert / Mailing bestimmte Voraussetzungen erfüllen:
- Umhüllung muss vorhanden sein
- Stabil, dennoch ausreichend biegsam
- Sendung hat keine Wölbungen, Knicke
- Kuverts müssen mind. 70g/m² Grammatur aufweisen
- Verklebung der Verschlussklappe muss bis an den äußeren Sendungsrand reichen und fest schließen.
Kuverts die wir in unserem Onlineshop anbieten, sind grundsätzlich für die maschinelle Verarbeitung geeignet, vorausgesetzt das Druckbild ist entsprechend den Post-Vorgaben gestaltet worden.
Unsere Kuverts sind zudem nassleimend und maschinenkuvertierbar, d.h. dass ein Anschreiben, Flyer, Mailing maschinell eingesetzt und das Kuvert dann anschließend zugeklebt wird. Auch ein späterer Adresseindruck auf dem Kuvert ist möglich. Da wir die Briefhüllen für Mailings mit eigenem Motiv bedruckt schon ab 100 Stück anbieten, sind selbst kleine Mailings so kostengünstig möglich.
Unsere Tipps für Ihr perfektes Mailing:
Gewicht überprüfen: Je nach Inhalt – Anschreiben, Flyer, Gutschein etc. darf das zulässige Gesamtgesicht nicht überschritten werden – bei Dialogpost Standard sind das 50g (inkl. Kuvert). Bei höherem Gewicht wird das Stück-Porto teurer.
Gestaltung: Damit Kuverts bei der Post problemlos verarbeitet werden können, achten Sie unbedingt auf die oben genannten Zonen auf der Umschlagsvorderseite – Bilder, Texte und Logos können auf dem Kuvert ansonsten beliebig positioniert werden. Bei der Verwendung von einem Freimachzeichen laden Sie die gewünschte Vorlage (Frankierwelle Dialogpost, etc.) direkt von der Webseite der Deutschen Post herunter – z.B. bei Ihrer Suchmaschine „frankierwelle dialogpost“ eingeben.
Richtiges Kuvert verwenden: Kuverts dürfen die zulässige Größe nicht überschreiten und müssen bestmöglich vollflächig verschließbar sein. Je nachdem ob die Adresse auf ein Anschreiben gedruckt wird oder auf das Kuvert wählen Sie Kuverts mit oder ohne Sichtfenster aus.
Sortierung: Achten Sie beim Ausdruck der Anschreiben, bzw. beim Anlegen der Excel Tabelle für den späteren Adresseindruck auf eine aufsteigende Sortierung der Postleitzahlen, so kann bei der Postanlieferung gegebenenfalls eine Portooptimierung vorgenommen werden. Postleitzahlkreise am besten mit einem farbigen Blatt trennen.
Abwicklung: Sie möchten das Rumdum-Sorglos-Paket für Ihr Mailing? Gerne übernehmen wir für die neben Gestaltung / Layout auch die gesamte Abwicklung Ihres Mailings. Von der Auswahl der richtigen Produkte: Flyer, Faltblatt, Kuvert oder auch ein Selfmailer – in Kombination mit einem Anschreiben, Adressierung, Kuvertierung, Portooptimierung und auch der Postauflieferung. Schreiben Sie und einfach eine Mail oder rufen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.
Nun steht Ihrem nächsten Mailing nichts im Wege und wir wünschen viel Spass beim Gestalten.